Exchange, SharePoint, Office Live Meeting, Office Communications Server- Mieten oder kaufen?

Mit den Online Services bietet Microsoft seit Frühjahr 2009 auch in Deutschland seine Unternehmenslösungen für Kommunikation und Zusammenarbeit aus eigenen Rechenzentren heraus an. Sie können aktuell vier Dienste mieten, die Ihnen vielleicht als Server-Produkte bereits bekannt sind: Exchange Online, SharePoint Online, Office Live Meeting und Office Communications Online. Die Dienste können auch als preislich sehr attraktives Paket unter dem Namen Business Productivity Online Suite (BPOS) gebucht werden. Ob die Online Services – auch im Vergleich zu Kauf und Betrieb einer „On-premise“-Installation – attraktiv sind, soll dieser Artikel beleuchten.

Über die Frage, ob es eine gute Idee ist, Exchange und SharePoint einzusetzen, lässt sich eigentlich kaum streiten. Sollten Sie sich bisher weder mit Exchange noch mit SharePoint beschäftigt haben und sich womöglich fragen, warum diese Produkte ausgerechnet für Sie interessant sein könnten, werfen Sie doch einfach mal einen Blick auf die „grünen Karten“. Ähnlich wie bei den während des Fluges in die USA ausgeteilten Karten, handelt es sich um einfach zu beantwortende Ja-/Nein-Fragen. Sollten Sie eine der Fragen mit „Ja“ beantworten, werden Sie jedoch nicht gleich mit dem nächsten Flugzeug nach Hause geschickt:

Exchange	Sharepoint
Haben Sie schon einmal mit dem Verlust oder der Beschädigung Ihrer outlook.pst-Datei sämtliche E-Mails der letzten Monate oder gar Jahre verloren? Würden Sie gern Zugriff auf E-Mail, Termine, Aufgaben, Kontakte von überall per Browser, Telefon (mit Push-Funktion), Outlook etc. haben? Würden Sie Besprechungen gern per Outlook planen und die Verfügbarkeit Ihrer Kollegen sofort überprüfen? Hätten Sie diesen Zugriff gern ganz unkompliziert – ohne VPN, Citrix, Terminal Server etc. – (natürlich sicher SSL-verschlüsselt per HTTPS)? Haben Sie die Nase voll von Spam und Viren und würden deren Bekämpfung gern in die Hände von Profis geben, die den ganzen Tag nichts anderes machen?	Haben Sie schon einmal versucht, tabellarische Daten auf die Schnelle (zum Beispiel mit Excel) mit mehreren Benutzern gleichzeitig zu bearbeiten? Nutzen Sie zur Archivierung Ihrer Dokumente und Dateien einfach das Dateisystem und finden eigentlich nichts wieder, weil die Windows-Suche die Dateien entweder noch nicht indiziert hat oder aus anderen Gründen gar nicht erst durchsucht? Wüssten Sie gern, wer welches Dokument wann bearbeitet hat? Würden Sie die Bearbeitung einzelner Dokumente gern gezielt nur einzelnen Benutzern oder Benutzergruppen gestatten? Würden Sie gern über Änderungen an bestimmten Inhalten oder Dokumenten sofort per E-Mail informiert werden? Hätten Sie gern ein Intranet-Portal für den direkten Zugriff auf interne Produktinformationen, Protokolle, Urlaubspläne, Speisepläne der Kantine usw.? Würden Sie gern bestimmte Inhalte oder Dokumente grundsätzlich nach dem Vier-Augen-Prinzip genehmigen, bevor Sie ver-öffentlicht werden oder an Kunden rausgehen? Hätten Sie gern von zu Hause, von unterwegs und eigentlich von überall, wo es einen Browser gibt, Zugriff auf Ihre Dokumente und Unternehmensinformationen?

Exchange

Sharepoint

Haben Sie schon einmal mit dem Verlust oder der Beschädigung Ihrer outlook.pst-Datei sämtliche E-Mails der letzten Monate oder gar Jahre verloren?
Würden Sie gern Zugriff auf E-Mail, Termine, Aufgaben, Kontakte von überall per Browser, Telefon (mit Push-Funktion), Outlook etc. haben?
Würden Sie Besprechungen gern per Outlook planen und die Verfügbarkeit Ihrer Kollegen sofort überprüfen?
Hätten Sie diesen Zugriff gern ganz unkompliziert – ohne VPN, Citrix, Terminal Server etc. – (natürlich sicher SSL-verschlüsselt per HTTPS)?
Haben Sie die Nase voll von Spam und Viren und würden deren Bekämpfung gern in die Hände von Profis geben, die den ganzen Tag nichts anderes machen?

Haben Sie schon einmal versucht, tabellarische Daten auf die Schnelle (zum Beispiel mit Excel) mit mehreren Benutzern gleichzeitig zu bearbeiten?
Nutzen Sie zur Archivierung Ihrer Dokumente und Dateien einfach das Dateisystem und finden eigentlich nichts wieder, weil die Windows-Suche die Dateien entweder noch nicht indiziert hat oder aus anderen Gründen gar nicht erst durchsucht?
Wüssten Sie gern, wer welches Dokument wann bearbeitet hat?
Würden Sie die Bearbeitung einzelner Dokumente gern gezielt nur einzelnen Benutzern oder Benutzergruppen gestatten?
Würden Sie gern über Änderungen an bestimmten Inhalten oder Dokumenten sofort per E-Mail informiert werden?
Hätten Sie gern ein Intranet-Portal für den direkten Zugriff auf interne Produktinformationen, Protokolle, Urlaubspläne, Speisepläne der Kantine usw.?
Würden Sie gern bestimmte Inhalte oder Dokumente grundsätzlich nach dem Vier-Augen-Prinzip genehmigen, bevor Sie ver-öffentlicht werden oder an Kunden rausgehen?
Hätten Sie gern von zu Hause, von unterwegs und eigentlich von überall, wo es einen Browser gibt, Zugriff auf Ihre Dokumente und Unternehmensinformationen?

Über Outlook Web Access hat man über einen Browser von überall Zugriff auf Emails, Kontakte, Termine usw.

Je mehr Fragen Sie gerade mit „Ja“, „eigentlich schon“ und „natürlich“ beantwortet haben, desto wahrscheinlicher ist es, dass Exchange und SharePoint Ihnen gute Dienste leisten können.

Neben SharePoint und Exchange sind in der Business Productivity Online Suite außerdem noch Office Live Meeting und der Office Communications Online enthalten. Mit Office Live Meeting können Sie Webkonferenzen abhalten, Online-Schulungen geben oder virtuelle Meetings durchführen, indem Sie Ihren Bildschirm für die übrigen Teilnehmer freigeben. Sie übertragen dann den Inhalt Ihres Bildschirms (beispielsweise PowerPoint oder beliebige Anwendungen) und können sich per Telefoneinwahl mit den Teilnehmern austauschen. Das spart Zeit und Reisekosten.

Mit dem Office Communicator Client können Sie sich mit dem Office Communications Server (OCS) verbinden. Der Office Communicator ist dem Windows Live Messenger sehr ähnlich, hat erweiterte Funktionen für den Unternehmenseinsatz und selbstverständlich keine Werbeeinblendungen. Sie können sich untereinander per Instant Messaging unterhalten, Präsenzinformationen wie „Bin beschäftigt“, „Bin am Telefon“, „Bin in einer Stunde wieder am Platz“ austauschen und sich per Audio/Video unterhalten.

Live Meeting bietet Audio & Videochat, Bildschirmpräsentation, Programmfreigabe, Whiteboard, Frage & Antwortmodul und Aufzeichnung
LiveMeeting2

Meine Daten, Mein Server, Mein Backup, Meine Verantwortung

Abgesehen davon, dass „der Deutsche“ traditionell lieber zu kaufen als zu mieten scheint, wissen wir aus Kundengesprächen, dass bei der Entscheidung für oder gegen Hosting hauptsächlich psychologische und finanzielle Gesichtspunkte ausschlaggebend sind.

Am schwersten fällt es den meisten Kunden, sich damit abzufinden, dass die wertvollen und teils sensiblen Daten sich nicht mehr im direkten physikalischen Zugriff befinden. Die E-Mails und Dokumente liegen nun nicht mehr auf dem eigenen Server im eigenen Serverraum. Stattdessen liegen die Daten mit einer garantierten Verfügbarkeit von 99,9 Prozent auf ausfallsicheren Servern in Hochsicherheitsrechenzentren mit beeindruckenden Dieselnotstromgeneratoren und penibler Zugangskontrolle (Zertifizierung nach SAS70 Type II, ISO 27001 und Cybertrust). Die Daten werden in Rechenzentren in Amsterdam und in Dublin gespiegelt, so dass die Daten sogar im Falle einer Naturkatastrophe oder eines Flugzeugabsturzes auf das Rechenzentrum nicht verloren sind.

Wenn man ehrlich ist, kann wohl kaum ein Unternehmen diese Daten- und Ausfallsicherheit in den vier Wänden des eigenen Rechenzentrums gewährleisten. Die IT-Verantwortlichen dürften mit einer gehosteten Lösung somit sogar deutlich besser schlafen als mit einem eigenen Server.

Flexible Kosten, vorhersehbar, ohne Vorfinanzierung und Überraschungen

Die Kosten von On-premise-Installation und Hosting lassen sich theoretisch recht einfach vergleichen. Auf der einen Seite stehen Kosten für Lizenzen, Serverhardware, USV, Backup, Verbindungsgebühren, Administration, Instandhaltung sowie Strom- und Raumkosten. Demgegenüber steht beim Hosting ganz einfach ein fester Betrag, der je nach gebuchtem Service monatlich per User fällig wird. Ja nach Anspruch an Ausfall- und Datensicherheit sind die Kosten bei einer On-premise-Installation nach oben offen, so dass ein pauschales Rechenbeispiel Ihre Situation sicher nicht wiederspiegeln würde. Tatsächlich kann jedoch selbst eine Konstellation, bei der auf tägliche Backups, Failover-Clustering, unabhängige Stromversorgung, kostspielige SANs sowie zentralisierte Anti-Spam- und Anti-Viren-Lösungen verzichtet wurde, im Kostenvergleich kaum mit der gehosteten Business Productivity Online Suite mithalten. Die monatlichen Netto-Kosten pro User bewegen sich – je nachdem, welche Services Sie nutzen – zwischen 1,70 und 8,52 Euro.

Spätestens nach dem ersten Systemausfall durch defekte Hardware und dem womöglich damit einhergehenden Datenverlust kippt das Gleichgewicht, und die Hosting-Lösung macht das Rennen.

Flexibilität, Skalierbarkeit, Migration auf neue Versionen

Ungefähr alle drei Jahre bringt Microsoft neue Versionen sämtlicher Softwareprodukte heraus: Exchange 2000, 2003, 2007, 2010, SharePoint 2003, 2007, 2010 etc. Der Umstieg von einer älteren Version auf eine neue ist jedes Mal mit Migrationskosten verbunden. Häufig – in nicht virtualisierten Umgebungen fast immer – geht mit dem Upgrade auf eine neue Version die Anschaffung neuer Hardware einher. Diese Sorgen haben Sie mit einer gehosteten Lösung nicht. Das Upgrade übernimmt Microsoft ohne dass für Sie zusätzlicher Aufwand entsteht. Wenn Sie Ihren Anwendern die Umstellung nicht zumuten möchten, haben Sie in der Regel die Möglichkeit, eine „Schonfrist“ von einem Jahr zu nutzen, in der Sie noch die alte Version einsetzen können.

Vielleicht möchten Sie für ein Projekt kurzfristig die Anzahl der User erhöhen, die SharePoint und Exchange nutzen, zum Beispiel zur Anbindung einer externen Telemarketing-Agentur an Ihre Infrastruktur oder um Ihren Kunden Zugriff auf Pflichten-/Lastenhefte, Knowledge-Base-Artikel, FAQs etc. zu ermöglichen. Während Ihre Hardware, Ihre Lizenzen und Ihre Internetanbindung dabei in die Knie gehen würden, skaliert eine gehostete Lösung mit wenigen Klicks.

Müssen Sie – aus welchen Gründen auch immer – die Anzahl der Benutzer verringern, skaliert eine gehostete Lösung genauso flexibel, während Sie bei einer On-premise-Installation zusehen, wie Ihre Hardware und Ihre Lizenzen weiterhin Kapital binden und ungenutzt an Wert abnehmen.

Eine On-premise-Installation können Sie in der Regel nicht testen, ohne zumindest die Hardware anzuschaffen. Die Microsoft Business Productivity Suite können Sie kostenlos 30 Tage lang uneingeschränkt mit 20 Usern testen. Sie gehen dabei keine Verpflichtungen ein. Die Testphase endet nach 30 Tagen und geht nicht in ein kostenpflichtiges Abo über.